Dokument som dagligen hanteras av företaget är en viktig del i verksamheten. Både på kort och på lång sikt. Det finns dokument som behöver kommas åt av de anställda för att de skall kunna utföra sitt arbete på ett så effektiv sätt som möjligt, det finns också dokument som behövs vid årliga redovisningar eller liknande. Ibland gäller det enskilda dokument oh ibland dokument i kombination med varandra.

Datorisering

Beroende på företagets storlek och också ibland beroende på vilken verksamhet så är dokument mängden i många fall stor och det gäller därför att ha effektiva sätt att hitta rätt dokument så snabbt och effektivs som möjligt. Numera finns flera olika system för att hantera detta helt datoriserat ett exempel är Microsoft SharePoint Server. Med datoriseringen kan man också ge olika behörighet till olika dokument och på det sättet förhindra att fel personer får tillgång till fel dokument. Anställningsavtal med löneinformation är det inte lämpligt att säljare eller andra avdelningar får tillgång till.

Skapa arbetsflöde

En annan viktig bit i dokumenthantering är arbetsflöden, vilka också blivit mycket enklare att hantera med de olika datoriserade system som finns idag. Exempelvis skriver en säljare en offert, offerten skall sedan bli en order, ordern skall bli en faktura och alla dessa olika dokument skall ha ett arbetsflöde inom företaget där rätt person hanterar rätt sak. Dessa dokument skall sedan också vara lätta att hitta vid eventuella frågor från myndigheter eller andra. Det är därför viktigt att man har en struktur hur man skapar dokument så att dessa är enkla att hitta med exempelvis sökord som dokumenten är märkta med. Viktigt att tänka på är att alla myndigheter inte alltid accepterar elektroniska dokument. Företaget kan hantera allt elektroniskt, men när det kommer till lagar som exempelvis bokföringslagen måste dokumenten även finns i original pappersformat och beroende på dokument gäller olika regler.